Anteriormente, las carpetas llenaban un depósito completo del Ministerio del Ambiente. Algunos documentos ya estaban en malas condiciones, y hoy por hoy pudieron ser recuperados y resguardados en mejores condiciones.
Con el objetivo de aumentar la transparencia en todas sus direcciones a través del uso de nuevas tecnologías se instaló el Sistema de Información Ambiental, que permite que todos los proyectos que ingresen al MADES lo hagan a través de una plataforma online, evitando el uso del papel durante las gestiones.
Siguiendo esta misma línea, en setiembre del 2019 se inició el proceso de guarda y digitalización de todos los documentos en formato físico en existencia de la institución.
El director de Administración, ingeniero Diego Fernández, comentó que mediante el desarrollo de un software ya no hace falta que los consultores se aglomeren en la entidad, desde su casa pueden hacer su trabajo y enviar sus proyectos de forma digital.
“Se trata de un manejo de la información de forma rápida, ya no hay un montón de documentos ocupando lugares que hay que estar saneando constantemente. Además, evitamos la pérdida de documentos y el contacto de las personas que quiera coimear con técnicos”, señaló.
Agregó que el software se diseñó en 8 meses y hasta ahora se están haciendo mejoras. La idea es que el sistema esté en todas las direcciones y sea una herramienta muy útil e importante para todos.
En una primera etapa, el proyecto del software tuvo un costo de G.350 millones, en una segunda etapa G. 100 millones. Para la guarda de documentos y digitalización hubo un llamado de G.1.200 millones con contrato abierto, se va digitalizando y se va usando la plata.
“Apuntamos a que todas las instituciones públicas sigan el mismo camino, la gestión es muy lenta y con el tema de la digitalización y manejo de documentos internos ayuda a que sea más ágil, y que la ciudadanía acuda a las instituciones solo por cosas puntuales, lo demás lo puedan hacer por su teléfono o computadora”.
Comentó que se están moviendo internamente para que cuando alguien traiga una queja por mesa de entrada físicamente, se digitalice y que no vaya de un papel a otro lado, lo que va a ayudar en un gran porcentaje en la gestión externa e interna.
Finalmente, adelantó que van a sacar una app del Mades para que el ciudadano pueda hacer sus reclamos ambientales y que la gente de fiscalización acuda. También las personas pueden hacer seguimiento del caso y saber qué pasó con el reclamo.
LOGROS
Con estas acciones se logró, por un lado ordenar y tener un inventario claro del historial de proyectos presentados ante el MADES en los últimos años, los que hoy están resguardados. Se implementó además una base de datos que permite acceder a todos los documentos ya digitalizados.
No solo los documentos de proyectos han tenido este tratamiento, sino valiosos legajos de diferentes índole, como los referentes a áreas silvestres protegidas, asesoría jurídica, documentos administrativos y de todo el manejo de la institución.
