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Nos estamos acercando al final de éste año y hay que organizarse para la elaboración de los estados financieros definitivos (Balance General y Estado de Resultados), que nos darán los resultados económico-financiero del presente ejercicio económico, información de suma importancia no sólo para la empresa, sino también para los stakeholders (empleados, clientes , proveedores, accionistas y el Estado).
Aquí van los consejos a tener en cuenta: -El Contador General, es el líder del proceso, debe establecer un cronograma de cierre contable y coordinar con todas las áreas de la empresa las fechas de entrega de documentación pertinente como informes de producción, mercaderías en tránsito, devoluciones de mercaderías, importaciones y exportaciones en tránsito, operaciones financieras, contratos, litigios pendientes de sentencia, inventario físicos en depósitos, cierre de facturación a clientes y recepción de facturas de proveedores, entre otros. – Toda empresa que aspira a ser eficiente, competitiva y rentable, tiene como base buenas prácticas administrativas y prepara sus estados financieros de forma mensual ò trimestral, realizando ésta práctica, se consigue un cierre del año más rápido y eficiente, porque se tiene a la mano información previa que ayudará en forma oportuna, a identificar problemas de saldos de las diversas cuentas contables, proyectar el impuesto a la renta a pagar al cierre del ejercicio, corregir desviaciones significativas respecto del presupuesto inicial.
-Sinceramiento (eliminar de la contabilidad) en las cuentas del activo, las cuentas incobrables (aplicar castigo), inventario de mercaderías obsoletas o dañadas, inventario de maquinaria- equipo fuera de uso y descontinuado, que generan gastos de alquiler de local, depreciación, mano de obra, pólizas de seguros, seguridad privada. A estos los denomino activos ociosos, no generan ningún beneficio a la empresa, sólo gastos. Además distorsionan el análisis e interpretación de los estados financieros. -Que mejor oportunidad, al finalizar el ejercicio económico (31 de diciembre), para evaluar la calidad y efectividad de los gastos administrativos y de ventas, momento oportuno para “quitarle la grasa” (aplicar metodología de reducción del gasto) a las respectivas cuentas del rubro. -Control de calidad de la información, no olvidar que los estados financieros definitivos van a ser revisados por los stakeholders. Una vez preparados los estados financieros, la gerencia general y los directores deben tener una reunión con el Contador General para aclarar cualquier duda sobre los importes mostrados en las cuentas contables, así como también revisar los aspectos tributarios, laborales y societarios.
